W przypadku wymiany elementów układu klimatyzacji i odsyłania części pogwarancyjnych do oględzin należy od zaraz dołączać do elementów protokół modułu sterującego oraz wydruk/protokół z urządzenia do serwisowania klimatyzacji, określający ilość odessanego i wlanego czynnika chłodzącego. W celu ułatwienia wydrukowania, w urządzeniu diagnostycznym znajduje się punkt menu "Protokół modułu sterującego". W tym punkcie menu zostają automatycznie zestawione następujące dane, które można potem wydrukować:
Moduł sterujący
Dane pojazdu
Reklamacja zgłaszana przez klienta (wypełnia pracownik serwisu)
Pamięć usterek
Dane towarzyszące
Krótki test
W przypadku nieszczelności, wzgl. przy wymianie przewodzących czynnik chłodzący elementów układu klimatyzacji i odsyłaniu części do zaopiniowania zasadności gwarancji należy ponadto przestrzegać poniższych zasad:
W celu umożliwienia przeprowadzenia prostych i odpowiednich oględzin, elementy układu klimatyzacji, które zostały wymienione z powodu nieszczelności, należy oznaczyć jednoznacznie i nieusuwalnie w miejscach występowania nieszczelności. Należy bezwzględnie udokumentować ilość odessanego czynnika chłodzącego w aktualnym wydruku/protokole z urządzenia do serwisowania klimatyzacji. W opinii mechanika należy krótko określić, w jaki sposób nieszczelność została zlokalizowana (określić zastosowany środek, np. środek kontrastowy, wykrywacz R134a, aerozol do wykrywania nieszczelności, gaz formatujący, azot). Patrz podręcznik gwarancji, rozdział WR 0405060 Opinia mechanika.
Test szczelności należy zawsze wykonywać zgodnie z dokumentacją dostępną w WIS.
W większości wypadków stosowanie środków kontrastowych jest już niedopuszczalne (np. w Europie patrz dyrektywa 2006/40/WE "Emisja z systemów klimatyzacji w pojazdach silnikowych").
W pojazdach z układem klimatyzacji wykorzystującym CO2 (czynnik chłodzący R744) nie wolno stosować środków kontrastowych.
Wszystkie odsyłane do oględzin elementy obwodu czynnika chłodzącego (sprężarka układu klimatyzacji, zawór rozprężny, przewody, skraplacz) należy zabezpieczyć odpowiednimi zaślepkami.
Aby zapewnić prawidłową ocenę elementu, należy wypełnić pole "Zastrzeżenia klienta (uwagi dotyczące przypadku uszkodzenia).
Pole musi zawierać miarodajną opinię mechanika oraz ewentualnie inne istotne informacje, wzgl. dane towarzyszące/otoczenia.